Van Excel naar PowerPoint (of MS Word)

Vaak zie ik dat cursisten een rapportage maken in Excel en de gegevens dan met PowerPoint presenteren.
Stel u heeft een rapportage-spreadsheet gemaakt of gekregen. U wilt de belangrijkste gegevens graag met collega's of klanten delen. Dan kunt u bijvoorbeeld Excel grafieken als een plaatje plakken in PowerPoint.
Nadeel is dat u elke maand na de nieuwe cijfers weer opnieuw een update grafiek aan het plakken bent in PowerPoint...

Maar dat hoeft helemaal niet!

Van PowerPoint naar Excel

Je kunt namelijk kiezen om te plakken met een koppeling. Een verandering in de oorspronkelijke spreadsheet wordt dan ook doorgevoerd in de PowerPoint-presentatie. Tenminste zolang PowerPoint bij het Excel-bestand kan komen. Verplaats of verwijder je het Excel-bestand, dan blijft de grafiek in de presentatie statisch.

Hoe doe je het?

Kopieer de gewenste grafiek in Excel, kies dan in de presentatieslide Plakken speciaal en vervolgens een optie waarbij Gegevens koppelen staat.
Hierdoor kun je de grafiek updaten met de laatste Excel-gegevens, door te klikken op de grafiek en dan in de menubalk Grafiekontwerp, Gegevens vernieuwen te kiezen (zie afbeelding hieronder).

Meer leren?
Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Gevorderd
  
• Excel Held in 1 dag
  

Ga naar overzicht alle trainingen

Een van de handigste en meest gebruikte onderdelen van Excel is de "vulgreep" (Engels: Fill handle).
Dat kleine vierkantje rechtsonder in de actieve cel of selectie. Elke Excelheld is er fan van! En toch zorgt het soms voor verwarring...

Standaard gedrag
Als je de vulgreep met de linkermuisknop vastpakt en vervolgens naar beneden sleept, dan vult Excel vanzelf de cellen zover als je sleept.
Dat lijkt allemaal duidelijk. Wat is er dan zo verwarrend?

Kopiëren of doorvoeren?
Als je een gewoon getal sleept, dan kopieert Excel dit getal. Een 1 blijft een 1. Maar als je een datum of een dag naar beneden sleept dan voert Excel dit door. Het wordt een logische reeks, 1-jan-20 wordt gevolgd door 2-jan-20, 3-jan-20, enz... Dit laatste noemen we dus doorvoeren.

Zelf bepalen
Vaak krijgen we de vraag: "Hoe kan ik zelf bepalen of ik doorvoer of kopieer?".
Gelukkig is dat niet moeilijk.
Je kunt de Ctrl-toets indrukken tijdens het slepen, dan draait het standaardgedrag om. Getallen worden nu doorgevoerd, na een 1 komt 2,3,4,... en datums worden gekopieerd 1-1-20 wordt gevolgd door 1-1-20.

Meer controle met rechtermuisknop
Soms wil je nog meer controle, dan is het handig om het vastpakken van de vulgreep met rechtermuisknop te doen. Na het slepen krijg je dan een snelmenu met de keuze of je wil kopiëren of de reeks doorvoeren. Je kunt dan ook kiezen om de opmaak al dan niet door te voeren (handig bijvoorbeeld als je cellen randopmaak hebben die je niet wil meekopiëren).

Extra opties voor datums
Vooral als je datums doorvoert heb je veel extra keuzemogelijkheden.
Kopiëren, Dagen, Werkdagen , Maanden of Jaren doorvoeren.
Je kunt dus Excel de weekenden er al uit laten filteren bij het maken van een lijst door te kiezen voor "Werkdagen". Zie ook de afbeelding.

Meer leren?
Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Basis
• Excel Held in 1 dag

Ga naar overzicht alle trainingen

...is makkelijker dan u denkt!

Veelgevraagd
In onze trainingen wordt er vaak gevraagd naar draaitabellen. Logisch, want Excel is uitermate geschikt voor data-analyse en draaitabellen (Engels: Pivot tables)  zijn er voor gemaakt. Toch zien we soms aarzeling bij cursisten die deze tabellen voor het eerst  willen gaan gebruiken. Draaitabellen lijken ingewikkeld... Tot je ze door hebt. Een Excelheld houdt van draaitabellen!

Ingebouwde zelfstudie
Draaitabellen doorkrijgen hoeft niet lang te duren, want Microsoft heeft een complete zelfstudie gemaakt en als sjabloon beschikbaar gesteld onder de naam "Uw eerste draaitabel maken". Deze 'tutorial' leert je in 20 minuten de eerste beginselen van de draaitabel.

Hoe start je deze zelfstudie?
Klik in Excel op Menu Bestand, kies dan Nieuw en vul in het zoekvak  "draaitabellen" in bij Onlinesjablonen zoeken. (zie afbeelding hieronder)

U vindt dan diverse resultaten waaronder "Uw eerste Draaitabel maken" en "Haal meer uit Draaitabellen". Dit zijn de twee delen van de zelfstudie, klik erop en Excel begeleidt u verder.

Alternatief
Mocht dit niet lukken, dan kunt u ze ook rechtstreeks van de Microsoft Office sjablonen website downloaden met de links hieronder:

• Uw eerste Draaitabel maken
• Haal meer uit Draaitabellen

Deze sjablonen openen waarschijnlijk in de beveiligde weergave, omdat ze van internet afkomstig zijn. Deze komen van de officiële Microsoft-site, dus zijn te vertrouwen. U moet dan klikken op "Bewerken inschakelen" om de zelfstudie te kunnen uitvoeren.

Veel succes met uw eerste draaitabellen!

Meer kennis en verdieping 
Zoekt u meer verdieping in draaitabellen? Kijk dan in ons trainingsaanbod bij
de trainingen:

• Excel Held gevorderd
• Excel Data Held
• Excel Held in 1 dag
  

Ga naar overzicht alle trainingen