Nieuwe functionaliteit

Excel 365 heeft een set geheel nieuwe functies gekregen. Vooral op het gebied van matrix-functies is Excel gemoderniseerd. Matrix-functies in Excel 365 gaan helemaal vanzelf! Ze stromen over...

NB: De UNIEK() Functie is niet beschikbaar in eerdere Excel-versies.
In het Engels heet de Functie UNIQUE().

Een voorbeeld: UNIEK()

De nieuwe functie UNIEK() neemt als argument een bereik en filtert daar de unieke waarden uit.
Deze functie typ je gewoon in 1 cel, maar deze vult cellen zover als er resultaten zijn.
Dit noemen we "Overloop" of in het Engels "Spill". De resultaten "stromen over.
Zie afbeeldingen hieronder.

Als je op 1 van de cellen in het bereik van de UNIEK() functie klikt, dan zie je dat Excel met een blauw schaduwrandje toont dat deze cellen bij elkaar horen.

Nieuwe foutmelding: #OVERLOOP

Wat gebeurt er als er al iets staat in de cellen die Excel wil gebruiken om de resultaten van de UNIEK() functie in te zetten?
Inderdaad: een foutmelding: #OVERLOOP! of in het Engels #SPILL!.
Met het groene hulpdriehoekje zal Excel ook aangeven welke cel de boosdoener is.
Zie afbeeldingen hieronder.

 Verwijzen naar een Matrix

Je kunt gewoon verwijzen naar de afzonderlijke resultaten van de UNIEK() functie. Maar je kunt ook naar het gehele resultaat in eens verwijzen. Stel dat de UNIEK() functie in Cel B3 staat, dan zal de verwijzing =B3# de gehele matrix weergeven (en deze dus ook weer laten overlopen).
Het hekje achter de celverwijzing maakt aan Excel duidelijk dat je de gehele matrix wil ophalen.

Let wel op: je kunt een gewone celverwijzing maken naar elk resultaat van de matrix, maar een verwijzing naar de gehele matrix kan enkel naar de cel waar de matrix in is begonnen.
In de afbeelding hieronder is dat B3. De verwijzing B4# levert in dit geval een #VERW! fout op.

Meer leren?
Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Gevorderd
• Excel Held in 1 dag

Ga naar overzicht alle trainingen

Het probleem

Onlangs kreeg ik in een training de vraag hoe je op een handige manier gevulde cellen kunt tellen. Liefst wilde men de cellen ook nog op kleur tellen. Inmiddels heb ik wel geleerd om altijd even door te vragen, om uit te vinden waarom men iets op een bepaalde manier wil.

Het bleek voor een ploegendienst te zijn. De teamleiders wilden in 1 oogopslag kunnen zien of ze wel genoeg mensen hadden. In de huidige planning stonden namen per dienst. Als iemand ziek was kreeg de cel een rode opvulling. Ooit had iemand een custom-functie gebouwd die celkleuren kon tellen. Inmiddels was die kennis verloren gegaan in het bedrijf en kon men deze functie niet goed meer toepassen. Het was niet de bedoeling om alles opnieuw te ontwerpen, maar wel om dit schijnbaar kleine, maar hardnekkige vraagstuk op te lossen.

Andersom werken

Soms helpt een blik van buiten om een vraag op een andere manier te benaderen. In plaats van cellen handmatig te kleuren kun je ook een kleine code aan een naam toevoegen als iemand ziek is. Met behulp van deze code en voorwaardelijke opmaak geeft Excel de cel dan vanzelf de juiste kleur. Doordat er in de cel een stukje tekst wordt toegevoegd kun je ook makkelijk een tel-functie als AANTAL.ALS() gebruiken om de zieken te tellen.
De toegevoegde code moet dan wel uniek zijn en niet in een naam van een ploegendienst-medewerker terugkomen. Je kunt dan kiezen voor een letter+uitroepteken. Ziek wordt dan "z!" en verlof wordt "v!". Voor zover ik weet eindigt een naam nooit op een uitroepteken, dus tel je altijd goed.

Stappen op een rij

Stap 1:
Maak een voorwaardelijke opmaak voor alle Naam-cellen die kijkt of de cel Tekst met... z! bevat. Zo ja, geef de cel dan een rode vulkleur.
Stap 2:
Als stap 1, maar nu voor de v!. Geef dan een oranje vulkleur.
Stap 3:
Maak de AANTAL.ALS()-functie die zoekt naar "*v!".
=AANTAL.ALS(C$4:C$20;"*v!")
Stap 4:
Maak de AANTAL.ALS()-functie die zoekt naar "*z!".
=AANTAL.ALS(C$4:C$20;"*z!")
Stap 5:
Trek de zieken en de verlofgangers af van de namentelling boven, deze telt gevulde cellen met de functie:
=AANTALARG(C$4:C$20)

En klaar...

Cellen tellen in Excel

Hoe kun je cellen tellen in een bereik in Excel?
Soms is het handig om Excel cellen te laten tellen.
Dit kan natuurlijk door aan een Excel-tabel een 'totaalrij' toe te voegen en de tabel te filteren.
Hier laat ik echter zien welke telfuncties je makkelijk kunt gebruiken om cellen te tellen:

1. AANTAL() – telt cellen met een getal erin
2. AANTALARG() – telt cellen met inhoud, ongeacht of het getal of tekst is
   
3. RIJEN() – telt het aantal rijen in een bereik
4. AANTAL.ALS() – telt cellen die aan 1 voorwaarde voldoen
5. AANTALLEN.ALS() – telt cellen die aan meer dan 1 voorwaarde voldoen

In de afbeelding hieronder heb ik een voorbeeld gemaakt van enkele functies.
In het bereik B3:B8 staan cellen die geteld moeten worden. In de tabel erachter staan de functies en het resultaat van de telling.

Meer leren?

Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Basis
• Excel Held in 1 dag

Ga naar overzicht alle trainingen

Life long learning begint jong

Mijn werk bestaat uit het geven van trainingen aan volwassenen. Life long learning dus.
Maar Excel-vaardigheden kunnen ook handig zijn voor een andere doelgroep: kinderen!
Dus toen mijn zoon weer eens klaagde dat het zo saai was op de basisschool had ik een oplossing.
Excel leren!

Enthousiasme

Mijn enthousiasme om te leren hoe je voorwaardelijke opmaak toepast werd, geheel volgens verwachting, niet meteen gedeeld. "Voorwaardelijke wattes?", was de vraag.
Mijn antwoord: "We gaan lekker tekenen op de computer". Dat viel heel wat beter.

Ministeck

Samen hebben we een spreadsheet omgebouwd tot een soort van Ministeck-venster (wie kent dat nog?). Alle cellen tot kleine vierkantjes gemaakt. Toen geleerd hoe je een cel automatisch kleurt op basis van de celinhoud. Staat er een "r" in dan wordt de cel rood, staat er "z" dan wordt de cel zwart enzovoort. Plus nog even laten zien hoe je cellen makkelijk kopieert. Na twee keer voordoen had hij het allemaal door. "Laat mij nou, pap", als ik hem wilde helpen. Dus ik kon gaan.

Hieronder het op resultaat.

Er werd niet geklaagd dat het saai was! Zo zie ik mijn trainingen graag ;-)

Meer leren?
Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Basis
• Excel Held in 1 dag

Ga naar overzicht alle trainingen

Van Excel naar PowerPoint (of MS Word)

Vaak zie ik dat cursisten een rapportage maken in Excel en de gegevens dan met PowerPoint presenteren.
Stel u heeft een rapportage-spreadsheet gemaakt of gekregen. U wilt de belangrijkste gegevens graag met collega's of klanten delen. Dan kunt u bijvoorbeeld Excel grafieken als een plaatje plakken in PowerPoint.
Nadeel is dat u elke maand na de nieuwe cijfers weer opnieuw een update grafiek aan het plakken bent in PowerPoint...

Maar dat hoeft helemaal niet!

Van PowerPoint naar Excel

Je kunt namelijk kiezen om te plakken met een koppeling. Een verandering in de oorspronkelijke spreadsheet wordt dan ook doorgevoerd in de PowerPoint-presentatie. Tenminste zolang PowerPoint bij het Excel-bestand kan komen. Verplaats of verwijder je het Excel-bestand, dan blijft de grafiek in de presentatie statisch.

Hoe doe je het?

Kopieer de gewenste grafiek in Excel, kies dan in de presentatieslide Plakken speciaal en vervolgens een optie waarbij Gegevens koppelen staat.
Hierdoor kun je de grafiek updaten met de laatste Excel-gegevens, door te klikken op de grafiek en dan in de menubalk Grafiekontwerp, Gegevens vernieuwen te kiezen (zie afbeelding hieronder).

Meer leren?
Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Gevorderd
  
• Excel Held in 1 dag
  

Ga naar overzicht alle trainingen

Een van de handigste en meest gebruikte onderdelen van Excel is de "vulgreep" (Engels: Fill handle).
Dat kleine vierkantje rechtsonder in de actieve cel of selectie. Elke Excelheld is er fan van! En toch zorgt het soms voor verwarring...

Standaard gedrag
Als je de vulgreep met de linkermuisknop vastpakt en vervolgens naar beneden sleept, dan vult Excel vanzelf de cellen zover als je sleept.
Dat lijkt allemaal duidelijk. Wat is er dan zo verwarrend?

Kopiëren of doorvoeren?
Als je een gewoon getal sleept, dan kopieert Excel dit getal. Een 1 blijft een 1. Maar als je een datum of een dag naar beneden sleept dan voert Excel dit door. Het wordt een logische reeks, 1-jan-20 wordt gevolgd door 2-jan-20, 3-jan-20, enz... Dit laatste noemen we dus doorvoeren.

Zelf bepalen
Vaak krijgen we de vraag: "Hoe kan ik zelf bepalen of ik doorvoer of kopieer?".
Gelukkig is dat niet moeilijk.
Je kunt de Ctrl-toets indrukken tijdens het slepen, dan draait het standaardgedrag om. Getallen worden nu doorgevoerd, na een 1 komt 2,3,4,... en datums worden gekopieerd 1-1-20 wordt gevolgd door 1-1-20.

Meer controle met rechtermuisknop
Soms wil je nog meer controle, dan is het handig om het vastpakken van de vulgreep met rechtermuisknop te doen. Na het slepen krijg je dan een snelmenu met de keuze of je wil kopiëren of de reeks doorvoeren. Je kunt dan ook kiezen om de opmaak al dan niet door te voeren (handig bijvoorbeeld als je cellen randopmaak hebben die je niet wil meekopiëren).

Extra opties voor datums
Vooral als je datums doorvoert heb je veel extra keuzemogelijkheden.
Kopiëren, Dagen, Werkdagen , Maanden of Jaren doorvoeren.
Je kunt dus Excel de weekenden er al uit laten filteren bij het maken van een lijst door te kiezen voor "Werkdagen". Zie ook de afbeelding.

Meer leren?
Wil je meer Excel-kennis opdoen? Kijk dan eens bij onze trainingen.
Dit onderwerp komt terug bij:

• Excel Held Basis
• Excel Held in 1 dag

Ga naar overzicht alle trainingen

...is makkelijker dan u denkt!

Veelgevraagd
In onze trainingen wordt er vaak gevraagd naar draaitabellen. Logisch, want Excel is uitermate geschikt voor data-analyse en draaitabellen (Engels: Pivot tables)  zijn er voor gemaakt. Toch zien we soms aarzeling bij cursisten die deze tabellen voor het eerst  willen gaan gebruiken. Draaitabellen lijken ingewikkeld... Tot je ze door hebt. Een Excelheld houdt van draaitabellen!

Ingebouwde zelfstudie
Draaitabellen doorkrijgen hoeft niet lang te duren, want Microsoft heeft een complete zelfstudie gemaakt en als sjabloon beschikbaar gesteld onder de naam "Uw eerste draaitabel maken". Deze 'tutorial' leert je in 20 minuten de eerste beginselen van de draaitabel.

Hoe start je deze zelfstudie?
Klik in Excel op Menu Bestand, kies dan Nieuw en vul in het zoekvak  "draaitabellen" in bij Onlinesjablonen zoeken. (zie afbeelding hieronder)

U vindt dan diverse resultaten waaronder "Uw eerste Draaitabel maken" en "Haal meer uit Draaitabellen". Dit zijn de twee delen van de zelfstudie, klik erop en Excel begeleidt u verder.

Alternatief
Mocht dit niet lukken, dan kunt u ze ook rechtstreeks van de Microsoft Office sjablonen website downloaden met de links hieronder:

• Uw eerste Draaitabel maken
• Haal meer uit Draaitabellen

Deze sjablonen openen waarschijnlijk in de beveiligde weergave, omdat ze van internet afkomstig zijn. Deze komen van de officiële Microsoft-site, dus zijn te vertrouwen. U moet dan klikken op "Bewerken inschakelen" om de zelfstudie te kunnen uitvoeren.

Veel succes met uw eerste draaitabellen!

Meer kennis en verdieping 
Zoekt u meer verdieping in draaitabellen? Kijk dan in ons trainingsaanbod bij
de trainingen:

• Excel Held gevorderd
• Excel Data Held
• Excel Held in 1 dag
  

Ga naar overzicht alle trainingen